向三星學會議管理
信息來源：寶鋼日報
【摘要】：學習+不實踐=零；開會+不落實=零；布置工作+不檢查=零；抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。
韓國三星公司在上世紀90年代的崛起，首先以李健熙發(fā)起公司“會議文化”改良，建立起了良好的企業(yè)會議文化，使企業(yè)管理水平達到了一個前所未有的高度。在 《開會就要學三星》一書中，三星認為經營良好的企業(yè)將會議用作如下功能：交流廣場和問題解決之所、思想之源和調整方向之所、集體協(xié)作的實踐之所、變化的熔 爐和變通藝術之所。在三星，永遠不開沒有準備的會議，會議沒有結果就是對公司的犯罪，沒有準備的會議就等于一場集體謀殺。在會議前，主持者必須把會議材料 提前發(fā)給與會人員，與會人員要提前看材料并做好詢問、討論準備，不能進了會議室才開始思考。三星把培訓看成是節(jié)約時間成本的投資，培養(yǎng)員工，提升技能，讓 員工少犯錯，本質上提高了時間價值。三星有專門針對如何開會的培訓，對每個層級的員工都有足夠的“會議訓練”，而許多企業(yè)缺乏這樣的培訓：如何開會、如何 主持、如何記錄、如何追蹤、如何對待分歧、如何匯報等。這些必要的訓練，讓三星的會議變得高效。三星還建立起了會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟 蹤、稽核檢查，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)、適時調整，確保各項會議決議都能完成。還有，三星的會議文化特征之一就是記錄文化。資料的記錄和收集是為了不重復相同 的失誤。記錄文化是應對知識創(chuàng)造型時代的捷徑。所以只有以記錄形式保存，才能夠容易地交換很多想法，進化出更先進的知識。
寶鋼發(fā)展置業(yè)公司領導積極推行會議管理制度，努力提升會議管理效率。在學習、消化三星會議文化的基礎上，逐漸形成了有自己特色的、適合公司實際情況的會議 管理體系。如利用公司內部共享平臺、置業(yè)季刊，及時做好宣貫工作，確定了公司的會議準則：凡是會議，必有準備；凡是會議，必有主題；凡是會議，必有紀律； 凡是會議，必有議程；凡是會議，必須守時；凡是會議，必有記錄；凡是會議，必有跟蹤；凡是會議，必有結果；凡有結果，必有責任；凡有責任，必有獎罰，并制 作成統(tǒng)一展板，在公司所有會議室里上墻，時刻提醒與會人員。有數據顯示，會議時間最好控制在1.5至2小時以內，太長的時間會超過人的疲勞限度。另外，我 們可以認為，會議的時間成本=參加會議的人數×（與會者的準備時間+與會者旅行時間+會議秘書工作時間+會議服務工作時間），轉換成金錢成本=開會的時間 ×與會人員平均每小時的薪水，與會人員級別越高會議成本越高。為了控制會議時間，我們首先在各部門長參加的行政例會上，擬定了座位順序表、確定了發(fā)言順序 以及每個人的發(fā)言時間，并建議領導將含提問、討論的總時長控制在了1至1.5小時之間。
我們還通過抓會前準備、會中控制、會后督辦等三個關鍵點，以“PDCA+認真”的工作態(tài)度，提出逐步推行會議管理的體系化、制度化變革，使改革后新的會議 運作方式具有可持續(xù)生命力。我們梳理了置業(yè)公司的會議管理體系，將會議劃分為四大類別：公司經營管理會議、專題專業(yè)會議、黨群工作會議以及部門、項目組會 議，將公司全年的常項會議全部納入其中，并以公司管理文件《會議管理辦法》的形式固化。該辦法明確了會議組織的原則、程序、要求和標準等，各環(huán)節(jié)、各類會 議的責任單位以及管理職責等以及會后督辦、落實情況、獎懲措施等，逐步實現(xiàn)痕跡管理、閉環(huán)管理。經過反復修訂、試行大半年后，于8月1日起正式實施。在會 前準備環(huán)節(jié)，我們要求至少提前一至兩天完成會議材料的收集，按統(tǒng)一格式以協(xié)同網聯(lián)絡件方式分發(fā)至各與會者。需總裁參加的臨時會議，應事先填寫《會議任務 書》、《會議擬提議事項表》等，將會議名稱、議題、目的、會議材料、提議表決事項、參會范圍等予以明確。我們堅持每次會議前對上次會后督辦事項進行反饋， 會議記錄里要求反映會后安排、重要工作提示等。通過公司所有成員的堅持和努力，目前公司內部已逐步接受了相關理念、認可了這種管理變革，提高會議實效，努 力做到開短會、講短話，力戒空話、套話；發(fā)揮了民主集中制的作用，既維護了正常、公平競爭，做到有據可查、實現(xiàn)痕跡管理，也充分發(fā)揮了民主集中制的作用， 提升了公司整體的管理水平。下一階段我們的工作重點是致力于逐步提高會議組織的各環(huán)節(jié)質量，建立起完整的評價體系，實現(xiàn)與部門績效指標、個人KPI指標掛 鉤，促成員工的滿足感、成就感、使命感，最終提升公司整體管理水平。
總結前期的工作，我們認識到：學習+不實踐=零。最后，也請各位記住三個簡單卻很有意義的公式：一是，開會+不落實=零；二是，布置工作+不檢查=零；三是，抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。
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